トヨタ自動車やTBSテレビなどでの経験から学んだ「会議運営の極意」について、『トヨタの会議は30分』の著者である山本大平氏に聞いた。

戦略コンサルタント/事業プロデューサー 山本大平(やまもと・だいへい)F6 Design 代表取締役。トヨタ自動車に入社後、TBSテレビ、アクセンチュアなどを経て、2018年に経営コンサルティング会社F6 Designを設立。

──上手な会議運営のポイントは。

最も求められるのがファシリテーターのプロデュース力と要約力(まとめる力)だ。プロデュース力とは、当該の会議は何のために開くのか(目的)、誰を招集するのか(キャスティング)、出席者にはそれぞれ何を求めるのか(役割付与)の3点を明確にする能力。そのうえで、会議の目的を達成するために、各出席者が用意してきた意見や材料をその場で披露させ、そこから抽出されるエッセンスを目的に即してまとめ上げる能力が求められる。

リアルタイムでハンドリングできる要約力があるかないかは重要。その会議を仕切る力と、ホワイトボードやスプレッドシートにまとめる力だ。また、ファシリテーターは冒頭5秒で出席者の雰囲気を読み取り、会議でどこまで決めるのかをイメージして臨まないと、会議は30分で終わらない。

──会議の出席者はどういった態度で臨むことが理想ですか。