(kotoru / PIXTA)

チャットツールが普及しても、初めての人や外部の人とはメールで連絡を取ることが多い。用件を確実に伝え、気持ちよく返信してもらうためには、ポイントを押さえた書き方が必要だ。メールは短いほうが相手は読む気になれる。伝えるべきことはしっかり押さえつつ、シンプルで短いメールになるよう心がけよう。

用件や件名はシンプルに

メール1通につき1用件を原則にするとよい。1通に複数の用件を書くと、読む側は内容の把握や返信に負担を感じてしまう。結果、返信を後回しにされたり、用件の見落としによる返信漏れが発生しやすくなる。

順を追って伝えるのもメールを短くするコツだ。仕事依頼の承諾をもらってから詳細の説明に入る、詳細は会って説明することにする、など状況に合った段取りを考える。

メールの基本マナーを無視したメールは相手の迷惑になることがある。チャット慣れしている人はとくに注意が必要だ。件名がない、件名が正しくないメールは仕事の効率を低下させる。①内容を端的に表した件名をつけ、同じ用件でのやり取りは返信(Re:)でつなげていく。②用件が変わったら、新規メールにして新しい件名をつける。この2つのルールが守られないと、受信箱には内容不明のフェイクな件名が並び、重要な情報を探せなくなる。