(Drogatnev/PIXTA)

Excelで分析や集計を適切に行うには、表そのものが適切に作られていることが必須だ。企業では通常、受発注や財務会計などコア業務はシステム化され、それらの表はおおむね適切に作られている。一方、アンケートや名簿など、ちょっとしたデータ管理の表は、自分でExcelを使いゼロから作る機会が多い。その際、以下の4つの基本を押さえておいたほうがいい。

1つ目は表の構造。基本は1つの行と1つの列を単位とする格子状の構造とする。Excelの分析・集計機能はこの構造の表を前提としている。表を最初からそう作っておかないと、整形し直す手間や時間が必要になり、また機能をフルに生かせられない。分析・集計を効率的に行うためにはこれを意識したい。一方、帳票のように最終的なアウトプットでありデータを活用しない表なら、構造は自由で構わない。

2つ目はデータ入力。ポイントは日付と数値の形式だ。日付はExcel標準形式、数値は“生”の値で入力し、金額の¥マークなどの体裁はセルの「表示形式」機能で整えるようにする。

3つ目はデータの統一だ。表記などの統一ルールは社内や部署で決めて明文化しておくとよい。

最後の別表の活用は、しなくても分析・集計は行えるが、入力や管理の面で効率化が図れる。

これら基本に沿って作っておけば、分析・集計以外にも用途の幅を広げることができる。Excel以外のアプリケーションやシステムに取り込んでの活用も可能だ。まさにExcelの表を“データ資産”に昇華できるのだ。

基本1|表の構造の基本