POINT1 表計算|自動計算される帳票が作れる

見積書、請求書といった数字を扱う書類は、ワードではなくExcelで作ろう。それは、Excelには計算機能があるからだ。あらかじめセルに数式を設定しておけば、単価や数量を入力するだけで、個別の金額から小計、消費税額、税込金額までが瞬時に計算される。さらに、後から数字を変更すれば結果も更新されるので、修正漏れの心配がない。これが、Excelが最も得意とする「表計算」の特長だ。

POINT2 グラフ作成|数値をわかりやすく表現

集計や分析の結果を発表する際に活用したいのが「グラフ機能」だ。表にまとめた数値を基にグラフを作れば、成果や傾向が一目で伝わる。Excelではさまざまな種類のグラフが手軽に作れる。変化を比較するなら「折れ線」グラフ、金額や量などボリュームを訴えるなら「縦棒」グラフと、プレゼンテーションの目的に合わせてグラフの種類を使い分けよう(→関連記事へ)。